Surabaya Untuk peningkatan layanan administrasi, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) mengadakan Workshop e-Office dan Kearsipan yang dilaksanakan pada Rabu (26/8/2015) pukul 8.00 16.00 di Auditorium Prof. Drs. Slamet Dajono Gedung D1 kampus Ketintang. Kegiatan yang dibuka oleh Dekan FMIPA, Prof. Dr. Suyono, M.Pd. itu diikuti para pimpinan fakultas, pimpinan jurusan/program studi, staf Gugus Penjamin Mutu, Unit Penjamin Mutu jurusan/program studi, dan segenap tenaga kependidikan selingkung FMIPA. Adapun yang menjadi narasumber sesi pertama kegiatan itu adalah Amin Fauzi, S.Pd. M.Pd., Kepala Subbagian Tata Usaha Unesa dengan paparan dan praktik tentang implementasi e-Office, sedangkan narasumber sesi kedua adalah Djoko Pramono, S.Pd. M.Si., Arsiparis Ahli dari Kearsipan Unesa dengan paparan dan praktik pengelolaan/pemberkasan arsip. "Pengelolaan surat atau naskah dinas dengan implementasi e-Office akan dapat memberikan layanan administrasi yang prima. Selain pemerolehan kecepatan akses pengiriman/penerimaan naskah dinas, implementasi e-Office akan sangat mendukung kegiatan kearsipan," jelas Amin. Sementara itu, Djoko Pramono menegaskan, masalah umum dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa adalah pengarsipan dilakukan masih dengan sarana folder/ordner surat masuk dan ordner surat keluar, padahal pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima. Jika demikian, pasti dokumen-dokumen sebagai rekaman kegiatan masih terpisah satu dengan yang lain. "Semestinya pengarsipan dilakukan secara memberkas, dikelompokkan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Pengarsipan dengan pemberkasan ini akan memudahkan penemuan kembali arsip dan akan memudahkan penyusutan arsip," tuturnya. Senada dengan itu, Kepala Bagian Tata Usaha FMIPA Dra. Sri Rokhayati, M.M., berkomentar, Kegiatan itu merupakan implementasi Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang intinya PTN wajib melaksanakan kearsipan. Berkaitan dengan itu pimpinan sudah mengupayakan adanya ruangan khusus lengkap dengan sarana berupa lemari atau rak untuk pengelolaan arsip ditambah dengan tenaga khusus yang menangani surat/arsip. "Sudah semestinya materi yang sudah kita terima untuk segera dilaksanakan dan diamalkan. Karena dengan melaksanakan dan mengamalkannya, pahala yang pantas akan mengikuti. Semoga dengan kegiatan ini layanan administrasi di fakultas kita menjadi semakin baik," imbuh Dekan FMIPA Unesa. (Dp/SR/Humas)
Share It On:
